fbpx

¿Qué es un Sistema de Gestión de Almacén?

Un Sistema de Gestión de Almacén (SGA) o WMS (Warehouse Management System) es un software que ayuda a la administración de las distintas operaciones que se realizan allí, agilizando procesos.

Debido al aumento de volúmenes de tránsito su implementación se ha hecho cada vez más necesaria.

Si necesitas consejo y ayuda a la hora de elegir el SGA / WMS idóneo para tu almacén, no dudes en consultarme.

El término SGA viene de la traducción de WMS «Warehouse Management System». Mediante su aplicación es posible regular todo el proceso de un conjunto de productos en un almacén: desde su entrada o recepción, pasando por su localización, los mecanismos de control que conlleva como podría ser control de calidad y la posterior salida o expedición.

Cada Sistema de Gestión de Almacén está adecuado a las necesidades de una vertical o empresas. De esta manera es posible encontrar algunos que están integrados con un ERP. No obstante, existen casos en los que el SGA trabaja de manera independiente.

Con un sistema de gestión tendremos nuestro almacén controlado

Gestiones que realiza un SGA / WMS

Para que un SGA tenga utilidad completa, es necesario que lleve a cabo la administración 360 de cada producto, desde la recepción, ubicación y control, y su expedición cuando toque. Si no es así y tenemos datos incompletos el sistema fallará y tendrá datos inconsistentes, por ejemplo si no introducimos correctamente los datos de una expedición, este producto no se restará al stock, este será incorrecto y no se podrá verificar la disponibilidad futura.

En los aspectos de control, supervisión, optimización y agilización, todo esto depende de un SGA.

En algunos casos según la industria el SGA está personalizado para características que son críticas. Así por ejemplo según el tipo, en la automoción se prioriza la productividad por la alta competencia del sector. En la industria farmacéutica como en la Alimentación un SGA debe tener la máxima trazabilidad y fiabilidad del control de stock, aplicando la normativa de calidad más estricta.

En el caso del SGA/WMS para una logística 3PL como un operador logístico se hacen necesarias características como la gestión de varios propietarios y multicliente.

La implementación correcta de un SGA, les permitirá a los operarios tener tareas totalmente guiadas y definidas, ahorrando tiempo y bajando la tasa de errores.

Como responsable de almacén podremos optimizar el espacio, seguir los flujos de trabajo y monitorizar los KPI para una mejora contínua.

A los directores de logística o responsables de operaciones les permitirá tener informes de KPI, revisar la rentabilidad del área logística y poder tomar decisiones basadas en datos.

Gestión de recepciones

Las recepciones de producto incluyen aspectos relacionados con la llegada. En este caso, el SGA se encarga de la administración, teniendo en cuenta características como su origen o si proviene de una devolución con logística inversa.

También pueden haber asociados datos de PIM (Product Information Manager) como son los datos de la mercancía: número de serie, identificación, a qué temperatura debe ser almacenado.

Por último, para finalizar la gestión de recepción, es necesario que el SGA lleve a cabo la señalización del almacenaje. Por lo general, esta se realiza utilizando códigos de barras. De esta manera el sistema tendrá un control de lo que acaba de ser recibido.

Aquí incluiríamos tanto Recepciones, Devoluciones y Preavisos.

Gestiones de ubicación y control

Las gestiones de ubicación y control permiten localizar a los productos en el lugar y palet que corresponde.. El sistema toma en cuenta si algunos son compatibles con otros, si pueden o no ser sometidos a altas temperaturas.

También se consideran excepciones y casos poco convencionales, como el hecho de que un producto esté a punto de ser despachado o requiera ser devuelto rápidamente para situarlo más cerca de los puntos de preparación de pedidos. Esto ayuda a economizar movimientos y, con ello, tiempo y dinero.

Todo estos procesos se logran gracias a que el SGA tiene un conocimiento completo del mapa del almacén, sus distintas zonas, dimensiones, aspectos a considerar.

El software también aporta beneficios, como la posibilidad de repasar el inventario o recomendar cuál es la rotación más conveniente para una carga. Ya sea FIFO, LIFO. Si queremos profundizar más en la teoría matemática deberemos estudiar algunos conceptos básicos de Teoría de Colas.

Aquí incluiríamos gestión o bien de stock suelto o bien de contenedores, así como la gestión de reposición, inventario y controles de calidad.

Gestión de salidas o expediciones

El Sistema de gestión de Almacén es capaz de preparar los cargamentos que previamente fueron almacenados y señalados. Todo el proceso anterior facilita su expedición. A partir de esto, el software comienza a administrar los horarios, cantidad y hasta los operadores responsables de preparar la salida.

Con cada gestión de salida el SGA ayuda a economizar todos los procesos. Es capaz de crear la documentación necesaria, regular el ingreso de los cargamentos en los distintos medios de transportes seleccionados, autorizar a los transportistas y, finalmente, informar de todo el proceso al sistema central de la empresa.

Con esta automatización total de un almacén, se logra un control completo sobre este, evitando pérdidas y ahorrando en esfuerzos innecesarios.

Algunos ERP incorporan un pequeño SGA, sea nuestro caso un pequeño almacén o un gran proveedor de dropshipping. Lo primero es estudiar las necesidades, planificar, y ver si realmente vamos a amortizar el SGA y nos va a ser rentable.
Existen aproximaciones a un SGA pero que en realidad no lo son, ya que sólamente tienen control de inventario y un PIM sencillo, por ejemplo el módulo de almacén de Holded

Permite mantener un control de los stocks por almacén, y llevar la trazabilidad de los movimientos entre estos, pero nada que ver con un SGA completo.

Funcionalidades a tener en cuenta para las expediciones son el control del Picking, el control total de las expediciones, la preparación de pedidos por Olas, o el Cross-Docking.

Implementación de un SGA

Los pasos habituales para la implementación de un SGA no son sencillos, ya que afectan a los procesos de la empresa, para ello es necesario contar con un equipo con gran experiencia previa y casos de éxito validados. Minimizar los riesgos del negocio y conseguir que el tiempo de implantación sea lo más bajo posible.
– Análisis funcional.
– Desarrollo de la solución
– Implantación
– Inventariado
– Puesta en Marcha
– Formación y asistencia en remoto

Esa experiencia es crítica para anteponerse a las posibles dificultades con garantías y una ejecución precisa.

Detectar un Almacén poco eficiente

Hay una serie de síntomas que nos pueden dar pistas sobre la baja eficiencia de nuestro almacén. Por ejemplo:
– Errores en la preparación de pedidos: El objetivo es 0 errores.
– Roturas de stock
– Operativa no organizada
– Rotación de productos con errores
– Retrasos en las entregas
– Tener que hacer inventarios innecesarios
– Dificultad de hacer una trazabilidad de productos
– Desorden general en el almacén
– Desconexión total entre el almacén y el ERP
– Bajas del personal, Horas extra, Alta rotación del equipo.

Es importante a la hora de decidir cambiar operativas, o disposiciones de los elementos implementar mejora contínua en los procesos del almacén, sacar datos (KPI ) sobre la operativa, proponer acciones para mejorarlas, diseñar de nuevo operativas de almacén y distribución, simulación, test y otra vez sacar datos.

Categorías: Logística

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *