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¿Qué es un Sistema de Gestión de Almacén?

Un Sistema de Gestión de Almacén (SGA) o en inglés, WMS (Warehouse Management System) es un software que ayuda a la administración de las distintas operaciones que se realizan en los almacenes, agilizando procesos.

Puedo ayudarte con:
Consultoría Logística
Implementación SGA óptima: on-premise o cloud. 
Integración con ERP
Elección de proveedor logístico
Integración ecommerce
Procesos

Mediante su implementación es posible regular todos los procesos relacionados con los productos y las operaciones en un almacén: desde su entrada o recepción, pasando por su localización en tiempo real, los mecanismos de control que conlleva como podría ser control de calidad y la posterior salida o expedición de la mercancía

Debido al aumento de volúmenes de tránsito su implementación se ha hecho cada vez más necesaria. Es un error querer saberse de memoria la ubicación y stock de un almacén entero y produce muchísimos errores.

Si necesitas consejo y ayuda a la hora de elegir el SGA / WMS idóneo para tu almacén, no dudes en consultarme.

Cada WMS o Sistema de Gestión de Almacén puede estar adecuado a las necesidades de una vertical o sector de empresa. Algunos están especialmente adaptados para ecommerce. También posible encontrar algunos que están integrados directamente con un ERP. No obstante, existen casos en los que el SGA trabaja de manera independiente.

Con un sistema de gestión tendremos nuestro almacén controlado

Gestiones que realiza un SGA / WMS

Para que un SGA tenga utilidad completa, es necesario que lleven a cabo los procesos de forma correcta en cada producto, desde la recepción, ubicación y control, y su expedición cuando toque. Es una herramienta que ayuda pero existe una parte de procesos que hay que cumplir.

Si no es así y tenemos datos incompletos o sin actualizar: el sistema fallará y tendrá datos inconsistentes, por ejemplo si no introducimos correctamente los datos de una expedición, este producto no se restará al stock, este será incorrecto y no se podrá verificar la disponibilidad futura.

Todos estos aspectos de control, supervisión, optimización y agilización, dependen del SGA.

En algunos casos según la industria, el SGA tiene su fuerte en algún área, o está personalizado a medida para características que son críticas. Por ejemplo en la automoción se prioriza la productividad y metodologías Lean debido a la alta competitividad. En cambio en la industria farmacéutica y en la de la Alimentación un SGA debe tener la máxima trazabilidad y fiabilidad del control de stock, aplicando la normativa de calidad más estricta.

En el caso del SGA/WMS para una logística 3PL como un operador logístico, se hacen necesarias características como la gestión de varios propietarios y multicliente.

La implementación correcta de un SGA, permitirá a los operarios tener tareas totalmente guiadas y definidas, ahorrando tiempo y bajando la tasa de errores.

Como responsable de almacén podremos optimizar el espacio, seguir los flujos de trabajo y monitorizar los KPI para una mejora contínua.

A los directores de logística o responsables de operaciones les permitirá tener informes de KPI, revisar la rentabilidad del área logística y poder tomar decisiones basadas en datos.

Gestión de recepciones

Las recepciones de producto incluyen aspectos relacionados con la llegada. En este caso, el SGA se encarga de la administración, teniendo en cuenta características como su origen, o si proviene de una devolución con logística inversa.

Zona de gestión de recepciones en el almacén
Zona de gestión de recepciones

También pueden haber asociados datos de PIM (Product Information Manager) como son los datos de la mercancía: número de serie, identificación, a qué temperatura debe ser almacenado.

Por último, para finalizar la gestión de recepción, es necesario que el SGA lleve a cabo la señalización del almacenaje. Por lo general, esta se realiza utilizando códigos de barras pero también puede ser por RFID. De esta manera el sistema tendrá un control de lo que acaba de ser recibido.

Gestiones de ubicación y control

Las gestiones de ubicación y control permiten localizar a los productos en el lugar y palet que corresponde.. El sistema tiene en cuenta si algunos productos son compatibles con otros, o si tienen que estar en una atmósfera y temperaturas controladas.

También se consideran excepciones y casos poco convencionales, como el hecho de que un producto esté a punto de ser enviado o tenga necesidades de devolución rápida para situarlo más cerca de los puntos de preparación de pedidos. Esto ayuda a economizar movimientos y, con ello, tiempo y dinero.

Todo estos procesos se logran gracias a que el SGA tiene un conocimiento completo del almacén. Incluso se podría optimizar para optimizar las distintas zonas, dimensiones, tránsito y mejora del Layout.

Mapa de calor de un Almacén
Simulación de Mapa de calor del tránsito de un Almacén



El software también aporta otras ventajas como la posibilidad de repasar el inventario o recomendar cuál es la rotación más conveniente para una carga. Ya sea FIFO, LIFO. Si queremos profundizar más en la teoría matemática deberemos estudiar algunos conceptos básicos de Teoría de Colas.

Incluiríamos gestión o bien de stock suelto o bien de contenedores, así como la gestión de reposición, inventario y controles de calidad.

Almacen Layout
Es básico diseñar previamente un buen layout de almacén

Gestión de salidas o expediciones

El Sistema de gestión de Almacén es capaz de decidir quién y cuándo preparar los envíos de los paquetes que estuvieran listos y señalado. Todo el proceso anterior facilita su expedición. A partir de esto, el software comienza a administrar los horarios, cantidad y hasta los mensajeros asignados a cada envío..

Control de expediciones en el Almacén gracias al SGA
Control de expediciones en el Almacén gracias al SGA

La amortización es rápida: Con cada gestión de salida el SGA ayuda a economizar todos los procesos. Es capaz de crear la documentación necesaria, regular el ingreso de los cargamentos en los distintos medios de transportes seleccionados, autorizar a los transportistas y, finalmente, informar de todo el proceso al sistema central de la empresa.

Con esta automatización total de un almacén, se logra un control completo sobre este, evitando pérdidas y ahorrando en esfuerzos innecesarios.

Algunos ERP incorporan un pequeño SGA, sea nuestro caso un pequeño almacén o un gran proveedor de dropshipping. Lo primero es estudiar las necesidades, planificar, y ver si realmente vamos a amortizar el SGA y nos va a ser rentable.
También hay que tener en cuenta que comercialmente, existen aproximaciones a un SGA y que se venden como tal pero que en realidad no lo son, ya que sólamente tienen control de inventario y un PIM sencillo.

En realidad estas aproximaciones nos permiten mantener un control de los stocks por almacén, y llevar la trazabilidad de los movimientos entre estos, pero nada que ver con un SGA completo donde tenemos un control completo de las tareas logísticas y picking por ubicaciones.

Funcionalidades a tener en cuenta para las expediciones son el control del Picking, el control total de las expediciones, la preparación de pedidos por Olas, o el Cross-Docking.

Implementación de un SGA

Los pasos habituales para la implementación de un SGA no son sencillos, ya que afectan a los procesos de la empresa, para ello es necesario contar con un equipo con gran experiencia previa y casos de éxito validados. Minimizar los riesgos del negocio y conseguir que el tiempo de implantación sea lo más bajo posible.
– Análisis funcional.
– Desarrollo de la solución
– Implantación
– Inventariado
– Puesta en Marcha
– Formación y asistencia en remoto

Esa experiencia es crítica para anteponerse a las posibles dificultades con garantías y una ejecución precisa.

Cómo detectar un Almacén poco eficiente

Hay una serie de síntomas que nos pueden dar pistas sobre la baja eficiencia de nuestro almacén.

Por ejemplo:
– Errores en la preparación de pedidos: El objetivo es 0 errores.
– Roturas de stock
– Operativa no organizada
– Rotación de productos con errores
– Retrasos en las entregas
– Tener que hacer inventarios innecesarios
– Dificultad de hacer una trazabilidad de productos
– Desorden general en el almacén
– Desconexión total entre el almacén y el ERP
– Bajas del personal, Horas extra, Alta rotación del equipo.

Intentaremos evitar bajas eficiencias de almacen

Es importante a la hora de decidir cambiar operativas, o disposiciones de los elementos implementar mejora contínua en los procesos del almacén, sacar datos (KPI ) sobre la operativa, proponer acciones para mejorarlas, diseñar de nuevo operativas de almacén y distribución, simulación, test y otra vez sacar datos.

Categorías: Logística

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