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Emprender no es fácil. Cualquiera que lo haya intentado sabe que para emprender y tener éxito hace falta dedicación, sacrificio, trabajo y, a veces, también un poquito de suerte.

Solo hay que ver los números, el 90% de las startups fracasan en los primeros 4 años. Muchos factores pueden influir en esto: la falta de experiencia, de conocimientos, la mala gestión, etc.

Si bien desde aquí no podemos asegurar el éxito de tu empresa, queremos ayudar a mejorar la gestión de tu emprendimiento a través de herramientas que pueden darte una gran mano en el día a día.

Echa un vistazo a estos programas que enumeramos a continuación, seguro que más de uno puede resultar útil.

Los 5 programas imprescindibles para emprender

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Hay muchos factores que tener en cuenta a la hora de tener un emprendimiento. Todos son igual de importantes y es muy difícil llevarlos al día al mismo tiempo. 

Por eso te aconsejamos estos programas que se ocupan de automatizar muchas acciones para que puedas, al menos en parte, despreocuparte.

No se trata de programas que hacen el trabajo por uno, pero sí de herramientas que asisten y ayudan a que empeñemos menos tiempo en determinadas tareas. De este modo, podemos dedicar más tiempo y ganas a otras tareas más importantes.

Programa de facturación

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Las cuentas, para los que no somos expertos, son un quebradero de cabeza. Primero, porque cuesta entenderlas; segundo, porque tenemos miedo de equivocarnos y pagar de más o de menos y terminar teniendo problemas con clientes, proveedores o incluso, Hacienda.

Sin embargo, se trata de una pieza fundamental en nuestro negocio. Es importante llevarlas al día para evitar sorpresas a final de trimestre. Por eso es importante tener un programa que nos facilite todas estas gestiones.

Implementar un programa de facturación como Holded, puede solucionar muchos de estos problemas. Por un lado, tiene una interfaz amigable, fácil de entender y personalizable. Además, contiene muchas más funciones que lo convierten en algo más que un simple software de facturación.

Con èl tienes una base de datos de tus clientes, puedes gestionar el inventario, los pagos y cobros, incluso gestionar proyectos y crear las nóminas. Implementa muchas funciones de otros programas similares, en un solo. 

De este modo, cualquiera que no sea un contable, puede llevar las finanzas de su negocio sin un gran conocimiento previo. Programas de facturación como Holded han acercado la contabilidad a la personas a pie de calle, haciéndolas accesibles, fáciles de entender y ayudándote durante todo el proceso.

Gestor de relaciones con clientes

Este nombre quizás no nos diga nada, pero es la traducción en español de CRM. Un CRM es un programa que centraliza toda la información que disponemos relativa a los clientes. Hemos mencionado, por ejemplo, que Holded posee una base de datos de clientes revisable y, si bien esto es en parte un CRM, hay mucho más detrás.

Un CRM es una herramienta muy útil de cara al marketing y, si bien utilizada, puede hacer que nuestras ventas aumenten exponencialmente.

Estos programas almacenan toda la información que tenemos disponible sobre clientes y potenciales clientes. Puede ser los productos adquiridos en el pasado, las páginas visitadas, ubicación, etc. E incluso también información más básica como pueden ser los datos de contacto y el nombre.

Esta información es altamente relevante ya que nos sirve para entender mejor a los clientes y para convertir a simples visitantes en clientes. De esta manera podemos adelantarnos a sus movimientos y ofrecerles exactamente lo que necesitan, pueden ser descuentos personalizados o simplemente recordarles productos que han mirado anteriormente.

Todo lo que antes estaba en fichas físicas y hojas de cálculo eternas, ahora está centralizado en un solo programa, que nos permite además, llevar a cabo nuestras estrategias de marketing directamente desde ella.

Email Marketing

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El marketing por correo existe desde antes que la mismísima palabra “marketing” empezará a usarse. Desde tiempos inmemoriales recibimos en nuestro correo (físico o electrónico) ofertas, descuentos, productos y miles de publicidades.

Con el pasar del tiempo y la digitalización de los negocios, también el marketing a través de correo se ha modernizado y ha empezado a mejorar el uso que se hacía a través de los correos electrónicos.

Hoy en día estamos en una segunda época dorada del marketing por correo electrónico. Hace tiempo, cuando se empezó a hacer uso masivo de los emails, también se hizo un uso excesivo del marketing por email.

Tal fue su uso, que se creó el filtro de Spam y se crearon leyes para limitar la información que se obtenía de los clientes sin su permiso, ya que se encontraban saturados de tanto email.

El tiempo pasó, y el marketing por internet se hizo más específico y menos masivo, ahora los clientes solo reciben aquello que quieren y les interesa. Gracias a programas como Mailchimp o Benchmark, podemos gestionar todos los emails que enviamos a nuestros clientes.

Este tipo de programas está muy ligado a los CRM, ya que utilizamos la base de datos de contactos con sus preferencias para ofrecer a los clientes únicamente emails que les sean relevantes y que tengan información que realmente les interesa.

Programas de comunicación interna

La comunicación entre miembros de la empresa es crucial. Tenemos que disponer de un modo fácil y cómodo de poder estar conectados, compartir ideas, mensajes y comunicaciones importantes con nuestros compañeros.

Ya sea que la empresa tiene una sede física en la que están todos presentes, o trabajan en remoto cada uno desde su casa, la comunicación tiene que ser fluida e inmediata.

Existen muchos programas como Slack o Microsoft Teams, que ayudan a que podamos comunicarnos de forma inmediata con nuestros compañeros. Si bien, está la posibilidad de hacer una videollamada, su uso es mayoritario para texto escrito.

Otras aplicaciones como Zoom o el clásico Skype, están más centradas en las videollamadas y reuniones de varias personas. No es obligatorio el uso de cámaras, ya que permiten hacer llamadas solo con el micrófono, pero existen algunas ocasiones en las que es necesario el contacto visual.

Más allá de la simple comunicación, estas herramientas ayudan a crear una mayor simbiosis entre colegas, mejorar el ambiente de trabajo y a aumentar la implicación en el proyecto. Además hace que la comunicación sea bidireccional entre gerentes y empleados, creando una mayor cercanía.

Lo que hace años se hacía a través de un documento editable online, ahora está mucho más profesionalizado, fácil e intuitivo.

Programas de colaboración en la nube

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Hemos recién mencionado los documentos editables online y el trabajo remoto. Los últimos acontecimientos han hecho que aumente el número de empresas que han abierto la puerta al trabajo remoto.

Si bien es algo que se viene haciendo hace mucho tiempo, siempre se ha visto con cierto recelo, ya que las empresas no confiaban que la productividad pudiese mantenerse igual que con la presencialidad.

Con el auge del trabajo en remoto, también se han desarrollado herramientas nuevas y mejoradas que facilitan poder colaborar en el mismo proyecto sin necesidad de estar en la misma habitación.

Por un lado, están los que funcionan como un tablero de tareas, como pueden ser AirTable o Trello. Son 100% online y muy intuitivos. En ellos podemos cargar toda las tareas, asignarlas a cada persona, con un deadline y toda la información importante.

La persona a la cual se le asignan las tareas, puede personalizar la vista para solo tener delante las que les son relevantes en ese momento, ir actualizando paso a paso en qué estado se encuentran y notificar a la persona encargada de asignar cuando la tarea ya está completada.

Por otro lado, tenemos herramientas de edición de archivos, como GSuite o OneDrive, que nos permite colaborar en el mismo archivo, en tiempo real y al mismo tiempo. De esta manera podemos trabajar “a cuatro manos” en un documento, estando en rincones del mundo distintos.

Conclusión

Hemos intentado que esta pequeña recolección de programas que, para nosotros, es imprescindible sea lo más genérica posible y pueda aplicarse al mayor número de emprendimientos posibles.

Puede darse el caso que ninguno de estos te sea útil, ya sea porque ya tienes programas para estas funciones o porque no son necesidades en tu empresa.

Aunque ese sea el caso, este artículo puede ser un trampolín que te empuje a buscar e investigar sobre qué otros programas existen que pueden ayudar a tu emprendimiento.

Como hemos dicho al principio, hay miles y miles de programas que abarcan muchas situaciones distintas, seguro que hay más de uno que puede serte útil. 

Una vez que tienes claro qué aspectos quieres mejorar, solo debes sentarte delante de un ordenador y buscar que programa se adapta mejor a tu emprendimiento.