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Hoy en día en logística se requiere de una informatización casi total, integrando a todos los actores que participan de la cadena logística. Dentro de los almacenes tenemos Software específico como puede ser un SGA o WMS (Sistema de gestión de Almacenes. En el ámbito del transporte nos encontramos con el TMS. En el siguiente artículo veremos características y tipos de sistemas que existen.

¿Qué es un TMS?

El Transport Management System, también conocido por sus siglas TMS, es un
software que automatiza la gestión de transporte de una empresa.

TMS Software Transporte

TMS Software de Gestión de Transporte

¿Cuál es el proceso del TMS?

El TMS controla cuatro grandes procesos en la gestión de transporte de una empresa o negocio:

Planificación

Para empezar a utilizar el TMS, debe planificarse cuáles serían las mejores
estrategias y herramientas para que el transporte funcione bajo unos límites
establecidos. Aquí puede incluirse desde los gastos de transporte hasta los tiempos de entrega, la reagrupación de grupos, entre otras cosas.

Ejecución del transporte

En este paso es que se realiza la planificación hecha con anterioridad. Además de la ejecución del plan, también requiere de la aprobación de las tarifas de los envíos del transportista.

Seguimiento

El seguimiento del transporte permite que se haga un rastreo de todas las operaciones administrativas y físicas que tengan que ver con el envío. Este paso va
desde el despacho de aduanas, la edición de recibos y facturación, la entrega de las alertas de transporte, la gestión en el operador logístico, entre otros.

Medición y Análisis

Debe hacer en base a la funcionalidad de un informe que indique el rendimiento
estratégico del transporte. Además de este proceso, el TMS puede cumplir las siguientes funciones de manera general:

Escoger al proveedor y el tipo de transporte.
Control de todo tipo de transporte: terrestre, aéreo y marítimo.
Monitorización de los embarques.
Análisis y reportes, informes y estadísticas.
Confirmación de facturas.

¿Por qué usar un TMS?

El TMS es un software que puede ayudar en la planificación de las empresas como un recurso de organización. Ya que ayuda a transportar las compras entrantes y  salientes, es una buena forma de automatizar efectivamente cada proceso que debe llevarse en un negocio.

En los últimos años se ha ido incrementando su uso, ya que ayuda en gran medida a los intercambios de información entre empresas. El TMS permite monitorizar las operaciones a pesar de la distancia geográfica, además de poder utilizarlo en
diferentes idiomas y monedas.

También puede mejorar el rendimiento y logística de una empresa, ya que un
procesos tan delicados como es el del transporte de mercancía sería muy  complicado hacerlo de manera manual y sin errores de forma continua.

Ventajas de usar un TMS

Reduce los errores en facturación:

Como el pago de las cargas y de auditorías no se hace manualmente, se pueden evitar errores que pueden costar mucho dinero. Posteriormente es recomendable hacer una revisión o auditoría manual de todos los datos, para evitar posibles fallos en el software. Lo cierto es que una vez implantado y testeado es mucho más robusto canalizar toda la facturación cobros y tarifas a través del software.

Mejor control y visibilidad en el registro del transporte

El TMS es una manera mucho más fácil y en tiempo real de rastrear los pedidos y
envíos, además de tener las actualizaciones.

Información detallada

Un TMS puede aportar toda la información requerida sobre datos y métricas de carga. Esto ayuda mucho en momentos de actualizar y resolver cualquier problema en  cuanto a envíos se refiere. La clave no es digitalizar el papel por el hecho de dejar de usarlo, sino poder tener toda la información centralizada y poder acceder desde cualquier lugar a la consulta masiva de datos en tiempo real.
Por ejemplo. Temperaturas de la carga en tiempo real incluso alarmas en el caso de que se haya sobrepasado el umbral de temperatura en algún frigorífico.

Ganamos Eficiencia

No solo mejora cada una de las operaciones que se realizan, sino que disminuye
costes de administración, por un lado porque evita errores que se pueden hacer en procesos manuales y por otro porque el personal puede dedicarse a tomar decisiones estratégicas en vez de tener que estar revisando y haciendo trabajo mecánico.

Por poner otro ejemplo, el tener esa información accesible y poder compartir ciertos datos con colaboradores y personal de la empresa evita numerosas consultas telefónicas que pueden llegar a saturar al departamento de administración. Cualquier petición se puede hacer desde el software. La mayoría de consultas también.

Optimización de Rutas con un TMS

Una de las funciones más destacadas de un Software TMS es la de optimizar las rutas.

Existen casos donde el impacto del negocio de una ruta optimizada es altísimo como pueden ser:
– Rutas de autobuses.
– Rutas de reparto
– Paquetería y mensajería (Rutas dinámicas)
– Empresas de reciclaje (Ej: Camión de la basura)

Desde dar visibilidad al cliente del tiempo estimado de paso, como un ahorro de combustible, tiempo, y minimizar el riesgo de accidentes al evitar rutas peligrosas o por las que tiene dificultad de paso un camión por sus medidas, peso.

Categorías: Logística

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