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¿Qué es un Sistema de Gestión de Almacén?

Un Sistema de Gestión de Almacén (SGA) o WMS (Warehouse Management System) es un software que ayuda a la administración de las distintas operaciones que se realizan allí, agilizando procesos.

Debido al aumento de volúmenes de tránsito su implementación se ha hecho cada vez más necesaria.

El término SGA viene de la traducción de WMS «Warehouse Management System». Mediante su aplicación es posible regular todo el proceso de un conjunto de productos en un almacén: desde su entrada o recepción, pasando por su localización, los mecanismos de control que conlleva como podría ser control de calidad y la posterior salida o expedición.

Cada Sistema de Gestión de Almacén está adecuado a las necesidades de una vertical o empresas. De esta manera es posible encontrar algunos que están integrados con un ERP. No obstante, existen casos en los que el SGA trabaja de manera independiente.

Con un sistema de gestión tendremos nuestro almacén controlado

Gestiones que realiza un SGA / WMS

Para que un SGA tenga utilidad completa, es necesario que lleve a cabo la administración 360 de cada producto, desde la recepción, ubicación y control, y su expedición cuando toque. Si no es así y tenemos datos incompletos el sistema fallará y tendrá datos inconsistentes, por ejemplo si no introducimos correctamente los datos de una expedición, este producto no se restará al stock, este será incorrecto y no se podrá verificar la disponibilidad futura.

En los aspectos de control, supervisión, optimización y agilización, todo esto depende de un SGA.

Gestión de recepciones

Las recepciones de producto incluyen aspectos relacionados con la llegada. En este caso, el SGA se encarga de la administración, teniendo en cuenta características como su origen o si proviene de una devolución con logística inversa.

También pueden haber asociados datos de PIM (Product Information Manager) como son los datos de la mercancía: número de serie, identificación, a qué temperatura debe ser almacenado.

Por último, para finalizar la gestión de recepción, es necesario que el SGA lleve a cabo la señalización del almacenaje. Por lo general, esta se realiza utilizando códigos de barras. De esta manera el sistema tendrá un control de lo que acaba de ser recibido.

Gestiones de ubicación y control

Las gestiones de ubicación y control permiten localizar a los productos en el lugar y palet que corresponde.. El sistema toma en cuenta si algunos son compatibles con otros, si pueden o no ser sometidos a altas temperaturas.

También se consideran excepciones y casos poco convencionales, como el hecho de que un producto esté a punto de ser despachado o requiera ser devuelto rápidamente para situarlo más cerca de los puntos de preparación de pedidos. Esto ayuda a economizar movimientos y, con ello, tiempo y dinero.

Todo estos procesos se logran gracias a que el SGA tiene un conocimiento completo del mapa del almacén, sus distintas zonas, dimensiones, aspectos a considerar. El software también aporta beneficios como la posibilidad de repasar el inventario o recomendar cuál es la rotación más conveniente para un cargamento. Ya sea FIFO, LIFO. Si queremos profundizar más en la teoría matemática deberemos estudiar algunos conceptos básicos de Teoría de Colas.

Gestión de salidas o expediciones

El Sistema de gestión de Almacén es capaz de preparar los cargamentos que previamente fueron almacenados y señalados. Todo el proceso anterior facilita su expedición. A partir de esto el software comienza a administrar los horarios, cantidad y hasta los operadores responsables de preparar la salida.

Con cada gestión de salida el SGA ayuda a economizar todos los procesos. Es capaz de crear la documentación necesaria, regular el ingreso de los cargamentos en los distintos medios de transportes seleccionados, autorizar a los transportistas y, finalmente, informar de todo el proceso al sistema central de la empresa.

Con esta automatización total de un almacén, se logra un control completo sobre este, evitando pérdidas y ahorrando en esfuerzos innecesarios.

Algunos ERP incorporan un pequeño SGA, sea nuestro caso un pequeño almacén o un gran proveedor de dropshipping. Lo primero es estudiar las necesidades, planificar, y ver si realmente vamos a amortizar el SGA y nos va a ser rentable. Existen aproximaciones a un SGA pero que en realidad no lo son, por ejemplo el módulo de almacén de Holded

Permite mantener un control de los stocks por almacén, y llevar la trazabilidad de los movimientos entre estos, pero nada que ver con un SGA completo.

Categorías: Logística

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