Que es un Albarán

El albarán es un documento que acredita, confirma o avala la entrega de determinado bien o la prestación de un servicio en particular.

No es una factura aunque prueba la entrega de un bien y tampoco se trata de un presupuesto a pesar de tener datos similares.

Fuera de españa también es conocido como guía o nota de remisión

Su uso y procedimiento implica que el cliente, una vez que tenga el bien o haya recibido el servicio, firme el albarán para que quede constancia y, además, para que pueda emitirse la factura correspondiente a la transacción ejecutada.

¿Por qué no es lo mismo que una factura?

Porque no es precisamente un documento que acredite el endeudamiento de una parte con otra, sino que prueba la ocurrencia del acto anterior a la emisión de la misma.

Sin embargo, es importante aclarar que siendo la factura la que contiene absolutamente toda la información sobre la entrega de un bien o servicio, es el único documento obligatorio cuando se hace la venta de un bien o servicio, a diferencia del albarán que es opcional, pero al mismo tiempo recomendable.

Tampoco debe confundirse con la factura proforma.

Qué información debe contener un albarán?

Para que el albarán cumpla con su objetivo principal, que es el de acreditar una entrega, es fundamental que tenga cierta información que servirá para confirmar la operación como es:
– Lugar y fecha en la que se emitió el documento
– El código o número del documento correspondiente
– Datos personales y domicilio del cliente, además de identificación fiscal
– Datos del empresario que hace la operación, incluyendo nombre y domicilio
– Detalles de la mercancía y del tipo de transporte utilizado
– Cantidad y datos específicos del producto o del servicio
– Lugar y fecha en la que se entregó el documento
– Firma y sello de quien recibe el documento
– Observaciones, por ejemplo en caso de que ocurra algo durante la entrega.

Otras consideraciones sobre el albarán

A pesar de las características del documento, también es importante destacar algunos detalles que no se consideran esenciales en su contenido. Por ejemplo, el precio del bien o del servicio prestado, pues no existe la obligación de pago en el momento de la recepción sino antes o después.
El albarán solo es el justificativo de la entrega.

Por otra parte es válido insistir en que el albarán, bajo ninguna circunstancia sustituye la entrega de la factura, cuya emisión sí es obligatoria.

Asimismo, cuando el cliente que recibe el bien o comienza a gozar del servicio, la firma del albarán significa que esta persona está completamente conforme con el mismo en ese primer momento. Es por esta razón que a los compradores o receptores se les aconseja hacer una revisión exhaustiva antes de declarar, por escrito, la conformidad.

Cuando el cliente manifiesta que no está de acuerdo con el pedido, ya sea por defectos, problemas con la cantidad u otras circunstancias, lo que se recomienda es o no firmar el documento o firmarlo, haciendo la salvedad del reclamo en el apartado que se destina para las observaciones.

Quien hace la entrega del producto o da inicio a la prestación del servicio debe quedarse con la copia del albarán, mientras que al cliente le pertenece el original, que deberá guardar. El triplicado se le entrega a la empresa que se encarga de transportar la mercancía y el cuádruple suele ser para entregar al departamento comercial.

El albarán no es indispensable, al igual que el presupuesto -tampoco
obligatorio- es un documento que puede ayudar a facilitar todo el proceso, indica detalles de la entrega y, más importante aún, de la conformidad de quien recibe el producto o servicio.