Optimiza tu espacio de trabajo: ¡Reuniones con intimidad, aunque tengas una oficina muy pequeña!

¿Tu o tu equipo tenéis reuniones con clientes, pero resulta imposible tener intimidad porque el espacio de la oficina es muy pequeño y no hay suficientes salas de reunión?

No te preocupes, en este artículo te doy algunas ideas y soluciones prácticas para organizar tu espacio de manera, los más eficiente posible y así conseguir que tus reuniones sean lo más exitosas posibles. ¡Empecemos!

Distribución del mobiliario

Un elemento clave para optimizar un espacio reducido es la distribución del mobiliario. Trata de amueblar tu oficina con elementos funcionales (Sobre todo funcionales, trata de evitar objetos puramente ornamentales que solo hacen que ocupar espacio. Al final, la idea es tratar de ganar la mayor cantidad de espacio posible) y adaptables que se puedan reorganizar según las necesidades. Por ejemplo, puedes plantearte el utilizar mesas plegables o modulares que se ajusten al número de personas presentes en cada ocasión. Puedes hacer que estas mesas tengan ruedas y así, que se puedan mover fácilmente. De esta manera podrás hacer espacio cuando el momento lo requiera, simplemente, apartando la mesa de manera cómoda y plegándola.

Espacios multifuncionales

Este apartado está relacionado con el anterior. Cuando el espacio es limitado y los muebles son bastante manejables a la hora de ser apartados, la creatividad pasa a ser tu mejor aliada y verás, que podrás orientar el uso de un mismo espacio para distintos objetivos. Por ejemplo: ¿Por qué no utilizar la sala de trabajo como una sala de presentaciones? Con el tipo de mobiliario que te he comentado en el punto anterior, puedes apartar fácilmente un par de mesas y dejar un espacio diáfano, desplegar una pantalla de proyector que puede estar enrollada en el propio techo y plantear desde esa posición, la presentación de un servicio a un cliente

Uso de tecnología

La tecnología es una gran aliada en espacios pequeños y cuando hablamos de tecnología, no hablamos solamente de aparatos electrónicos. Puedes optar por equipos que ocupen relativamente poco espacio y que solucionen situaciones que aparentemente necesitarían un espacio muy grande. Te pongo un ejemplo: Imagina que tienes dos salas en tu oficina, una que utilizas tú y tu equipo como sala de trabajo y otra que utilizáis como sala de reuniones (Para poder hablar sin tener conversaciones paralelas del resto del equipo a vuestro alrededor). Si vuestro caso es el de tener reuniones por videollamada, podéis equipar la sala de reuniones con cabinas insonorizadas, es decir, cabinas acústicas individuales pensadas para que un trabajador pueda estar dentro, teniendo una conversación con un cliente sin que el ruido exterior afecte. De esta manera, una sala que en un principio solo podía dar servicio a un cliente, ahora puede dar servicio a dos, tres o cuatro clientes a la vez. De esta manera podrás rentabilizar el espacio.

Mobiliario versátil

Elige muebles que ofrezcan múltiples funciones para maximizar el espacio. Por ejemplo, una mesa de reuniones con almacenamiento incorporado o sillas plegables que se puedan guardar fácilmente cuando no estén en uso. Con esto me refiero a que si puedes añadir cajones debajo de la mesa, pues es estupendo. Mucho mejor que si tienes una mesa con “mucho diseño” que te obliga a tener disponer de muebles de almacenaje ocupando otro espacio. Recuerda que hablamos de un supuesto en el que la oficina no es demasiado grande.

Uso de espacios externos

Si el espacio interno es demasiado limitado, considera la posibilidad de reservar salas de reuniones en lugares externos, como centros de negocios o espacios de coworking. Es una opción cuando apenas dispones de un pequeño despacho y necesitas salas un poco grandes para hacer reuniones o presentaciones con clientes. Siempre tienes esta opción, aunque te obligarán a hacer un desembolso siempre que las quieras usar.

Programación de reuniones

Establecer horarios específicos para las reuniones es fundamental cuando el espacio es limitado. Parece obvio, pero te sorprenderías la cantidad de equipos de trabajo que disponen de una cantidad muy limitada de salas de reuniones y les cuesta muchísimos organizar sus agendas para coordinarse con el resto del equipo. He visto situaciones en las que varios compañeros de un mismo equipo citaban en una misma franja horaria a varios clientes y se daban situaciones bastante incómodas.

Conclusión

Aunque el espacio de trabajo sea reducido, con un enfoque inteligente y soluciones prácticas puedes lograr resultados muy interesantes. Ya sea mediante la distribución del mobiliario, la creación de espacios multifuncionales, el uso de tecnología, el mobiliario versátil, la organización eficiente, la programación adecuada, el uso de espacios externos o la implementación de recursos virtuales, siempre hay formas de adaptarse y aprovechar al máximo una oficina con un espacio, bastante reducido.

¿Y tú? ¿Ya estás optimizando el espacio de tu oficina?