Factura Proforma ¿Qué es?

Una factura Proforma NO es una factura, es un documento informativo.

Se trata de un documento que establece cuales serán los datos (Emisor de la misma, receptor, conceptos y cantidades a facturar)

Requisitos de una Factura Proforma

• Identificarla como «FACTURA PROFORMA«
• Numeración distinta a la de facturas
• Fecha de emisión
• Identificación del vendedor
• Identificación del cliente
• Descripción de productos/servicios unidades y total

¿Cual es su finalidad?

Es un documento informativo provisional que enviamos al cliente, sin validez fiscal ni contable. Permite conocer los productos/servicios que se van a prestar.

Diferencias entre un Presupuesto y una Proforma

A nivel de información no hay mucha diferencia, pero la diferencia viene en que son documentos que se entregan en distintas fases de la negociación

Además, un presupuesto es mucho más abierto, pudiendo incorporar detalles de la solución que se va a tomar, para poder convencer al cliente.

En cambio la proforma se emite en una fase más avanzada y permite conocer simplemente el coste de los productos/servicios que vamos a prestar.

Casos en los que resulta útil

Aparte de los casos que hemos comentado, como para dar conocimiento al cliente de los servicios a prestar, hay una serie de casos adicionales en los que resulta útil poder emitir una Proforma.

Para justificar inversiones futuras:  por ejemplo, para justificar subvenciones o líneas de financiación. La proforma es un elemento que permite justificar el compromiso y valor de una serie de productos o servicios.

En operaciones internacionales: es la forma de documentar una oferta de venta. De esta forma en aduanas se puede documentar cual es el valor de cierta mercancía.

Convertir en Factura Ordinaria

Lo cómodo de las facturas proforma es que podemos transformarla en una Factura ordinaria ( con plena validez fiscal y contable) modificando los siguientes elementos.

• Cambiar «FACTURA PROFORMA» por FACTURA
• Numerar correctamente la Factura

La mayoría de softwares de gestión y facturación permiten hacer esta conversión rápidamente, tanto desde Proforma a Factura, como desde Presupuesto a Factura, agilizando enormemente los procesos de gestión de la venta.

Los programas informáticos de facturación transforman estos documentos de forma transparente sin alterar la actividad contable de la empresa.

Como los presupuestos tradicionales, las proformas también pueden rellenarse a mano o imprimirse.

Envíos y formatos

Su uso en el comercio internacional supone la entrega de proformas a miles de kilómetros de distancia, por eso que lo común es enviarla de forma telemática en lugar de entregarla por carta.

Para tal fin nuevamente entran en juego los softwares de facturación, como holded, ya que estos nos ofrecen la posibilidad de directamente enviarla por correo o generar un PDF para descargarlo y hacérselo llegar al cliente de la manera que pensemos conveniente.er

Otros de los programas muy utilizados, tanto por autónomos como por empresas, es Debitoor, Factusol o Facturaplus. En Pymes o grandes empresas usaríamos un ERP.

Si todavía no estás acostumbrado a los flujos de trabajo de este tipo de softwares, Excel y Word son alternativas muy funcionales que permiten salir del paso y dar soluciones flexibles a problemas complejos. Posteriormente siempre puedes convertirlos en PDF y enviarlos por email, por ejemplo, combinando correspondencia con Outlook para hacerle llegar a cada cliente su factura. O del mismo modo si usamos gmail, con el plugin yamm (yet another mail merger) y google Spreadsheets.

Métodos para verificar una proforma

Si bien no tiene un valor fiscal, ya que la proforma solo es solicitada para verificar los datos de la operación, es a su vez una especie de «aval» para respetar las condiciones de la negociación en el lapso que se indique. Una muestra de

Cada uno de sus detalles que incluyamos en principio y si no hay cambios los incluiremos en la factura final. La idea es que los estén en sintonía.

La Proforma asimismo, se entiende como un método de verificación y consentimiento. Aunque como ya hemos comentado carece de validez en el campo fiscal, acredita el inicio de la transacción y en el caso específico de operaciones internacionales, ayuda a conseguir las licencias para importar. (Por ejemplo el alta como operador intracomunitario se puede tramitar con una proforma, haciendo referencia al tipo de operaciones ya sea de importación/exportación o de servicios que vamos a prestar) . al igual que en el Leasing o con el envío de muestras a través de aduanas.

En ocasiones, los bancos solicitan proformas como parte del proceso que siguen para valorar la solicitud de créditos, pues estas valoran la cantidad que requiere el cliente para efectuar la operación, antes de que sea efectuada.

En líneas generales, su uso aplica sí queremos tener ese visto bueno para cerrar un negocio.

Promesa de entrega

Las facturas proformas son también una promesa de entrega, con la que el vendedor se compromete a proveer un producto o servicio a un precio acordado.

Por ejemplo, si el cliente busca un repuesto de coche específico y en su zona de residencia no hay, comienza a rastrearlo en tiendas por internet.
Lo encuentra pero no puede viajar inmediatamente a por él, entonces comienza la negociación por correo o por teléfono y el vendedor envía la proforma para garantizar y «prometerle» un precio.

Volvemos al punto en el que lo vemos como un acuerdo o compromiso comercial. El cliente no pagará más que el dinero que indique la proforma.

Otro uso es para que el comprador gane tiempo, cuando tiene dudas sobre la transacción.

No es justificante de pago

El cliente debe saber que por más precisa que sea una Proforma, no es un justificante de pago.
Solo es un instrumento comparativo.

Por tanto, el uso de la misma no aplica para el derecho a recuperar el IVA.

En conclusión, son un salvavidas a favor de ambas partes (comprador – vendedor), si por cualquier motivo llegase a producirse algún problema por  disconformidad, errores en el despacho.